Współcześni pracownicy mierzą się z problemem odpowiedniego zarządzania ogromną liczbą dokumentów firmowych. Do ich obowiązków często należy udostępnianie, opatrywanie adnotacjami, przechowywanie oraz zabezpieczanie materiałów i danych, co jest konieczne, by firma mogła sprawnie działać. Dla każdego zatrudnionego są to jednak dodatkowe obowiązki. Właśnie dlatego Xerox chce pomóc specjalistom w codziennej pracy dzięki automatyzacji całego obiegu dokumentów.
„Skupiliśmy się na rekonstrukcji codziennych procesów biznesowych i na dostarczaniu rozwiązań, które łączą wszystkie urządzenia, aplikacje, pliki i formaty plików w biurze lub jakimkolwiek innym miejscu pracy” – mówi Maciej Nuckowski, dyrektor działu usług w Xerox Polska. – „Produkty oferują intuicyjne interfejsy z funkcją „przeciągnij i upuść”, dzięki którym udostępnianie dokumentów i danych jest znacznie wygodniejsze. Nowe aktualizacje upraszczają również sposób, w jaki pracownicy zarządzają dokumentami elektronicznymi i papierowymi, z którymi każdego dnia”.
Xerox Digital Alternatives 2.0 to aplikacja komputerowa i mobilna, która automatyzuje obieg dokumentów papierowych. Pomaga pracownikom znacznie przyspieszyć wykonywanie rutynowych procesów, np. ułatwiając zdalny dostęp do dokumentów elektronicznych oraz aktualizując w czasie rzeczywistym materiały edytowane przez kilku pracowników jednocześnie. Jak zapewnia producent, rozwiązanie Digital Alternatives 2.0 poprawia produktywność i wydajność, gdyż zatrudnieni mogą inicjować, zarządzać i finalizować podstawowe zadania bezpośrednio z poziomu aplikacji bez konieczności otwierania wielu programów.
Wśród nowych funkcji znajdują się:
• Zaawansowana obsługa podpisu: rozwiązanie ma wbudowane funkcje podpisu elektronicznego, które przyśpieszają rutynowe procesy i czas potrzebny na zatwierdzenie czynności. Jeżeli podpis wymaga ścieżki kontrolnej lub certyfikatu cyfrowego, firma Xerox oferuje opcjonalną integrację rozwiązania DocuSign.
• Zwiększona dostępność: użytkownicy mogą teraz uzyskać dostęp do dokumentów w Xerox DocuShare, systemie zarządzania zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie, i swobodnie je edytować — bez względu na to, gdzie się znajdują.
• Dodatkowe wsparcie: nowy klient dla komputerów Mac oraz aplikacja na tablety z systemem Android pozwalają użytkownikom pracować na dodatkowych platformach.
• Zwiększona kontrola bezpieczeństwa: nowa kontrola dostępu oraz funkcje zezwoleń pozwalają administratorom na kontrolowanie sposobu udostępniania dokumentów kluczowych dla biznesu.
Firma ogłosiła również nową wersję Xerox DocuShare 7.0 – rozwiązania w zakresie zarządzania zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie, które ma pomóc firmom rejestrować, przechowywać, zarządzać i udostępniać dane, które napędzają codzienne procesy biznesowe. Rozwiązanie pomaga firmom również w digitalizacji, automatyzacji i uproszczeniu procesów opartych o dokumenty papierowe. Przykładowo nowy pracownik może zeskanować dokument papierowy do rozwiązania Xerox DocuShare, które automatycznie przekieruje plik do działu kadr i księgowości w celu natychmiastowego przetworzenia.
Wśród nowych funkcji znajdują się:
• Konfigurowalny, przyjazny dla urządzeń mobilnych interfejs: pracownicy mogą dostosować interfejs tak, aby spełniał indywidualne wymagania dotyczące wzoru i modelu urządzenia oraz przepływu pracy. Dane są łatwo dostępne z poziomu pulpitu, sieci i urządzeń mobilnych.
• Ulepszona współpraca: dzięki wygodnej funkcji „przeciągnij i upuść” oraz możliwości pobierania wielu plików do pliku zip, pracownicy mogą organizować i w prosty sposób udostępnić dane, tym samym poprawiając współpracę.
• Zaawansowane narzędzia przepływu pracy: dzięki intuicyjnym regułom treści i możliwościom raportowania, a także rozwiązaniu Xerox ConnectKey dla DocuShare 1.5, pracownicy biurowi mogą tworzyć jednoetapowe skany. Pozwala to na usprawnienie i automatyzację procesów, które spełniają przepisy dotyczące zgodności i zwiększają wydajność pracowników.
• Łatwa integracja: firmy mogą połączyć wewnętrzne planowanie zasobów przedsiębiorstwa i aplikacje biznesowe bez rozległych wymagań konfiguracyjnych.
Xerox Digital Alternatives 2.0 będą dostępne na całym świecie w I kwartale 2016 roku, a rozwiązanie Xerox DocuShare 7.0 już jest dostępne.